Vaargelden: Wie, wat & hoe?
Voor alle reisbewegingen van schepen die bestemd zijn voor het transport van goederen en grondstoffen (met inbegrip van ledige vaartuigen, sleep- en duwboten), worden op het netwerk van De Vlaamse Waterweg vaarrechten berekend. Vermogen en tonnage van de romp(en) maken deel uit van de berekening, net als de afgelegde afstand.
Goed om weten:
- De kostprijs voor bediening aan kunstwerken zit vervat in de algemene prijs, en wordt niet apart aangerekend.
- Op het Zeekanaal Brussel-Schelde kunnen bijkomende rechten gelden.
- Alle tarieven voor beroepsvaart vind je op de pagina scheepvaartrechten.
- Op sommige vaarwegsecties worden géén vaarrechten aangerekend: hier vind je een Europees overzicht van waterwegen waar (geen) vaargelden verschuldigd zijn.
Procedure facturatie vaargelden beroepsvaart
1) Bron
De verschuldigde vaargelden worden berekend op basis van gegevens uit elke vaarvergunning. Bezorg deze gegevens zo accuraat mogelijk via je elektronische reismelding voor een vlotte administratieve verwerking. De Vlaamse Waterweg kan indien nodig deze gegevens aanvullen en/of corrigeren.
⚠️ Wie foutieve of onvolledige informatie vermeldt in zijn/haar reismelding, loopt het risico op beboeting. Vul deze gegevens in je reismelding dus steeds zorgvuldig en waarheidsgetrouw in.
2) Communicatie
Bij het opmaken van de vaarvergunning wordt meteen een inschatting van de verschuldigde vaargelden gemaakt. Deze geraamde kostprijs wordt vermeld in de vaarvergunning, en dus aan één en dezelfde partij gecommuniceerd.
De berekende kosten kunnen, net zoals de vaarvergunning zelf, indien nodig worden bijgestuurd en herzien door De Vlaamse Waterweg.
ℹ️ Het is de verantwoordelijkheid van schipper of verlader ervoor te zorgen dat De Vlaamse Waterweg steeds over de juiste contactgegevens beschikt, zowel voor het afleveren van de vaarvergunning (de schipper) als voor het bezorgen van de factuur aan de juiste partij (de klant).
3) Facturatie: bepaling debiteur
Per gemaakte reismelding moet De Vlaamse Waterweg op de hoogte worden gebracht aan welke partij de vaarrechten van een reis moeten worden aangerekend. De verantwoordelijkheid voor het aanleveren van deze informatie ligt bij de schipper of verlader.
De Vlaamse Waterweg voorziet hierin twee mogelijke standaardprocedures:
- Facturatiegegevens via elektronische reismelding
Aan elke gemaakte reismelding voegt schipper (of verlader) klantgegevens toe, waarnaar de factuur van elke betreffende reis dient te worden verzonden. De gangbare reismeldsoftware (BICS, Riverguide,...) voorziet hiervoor de nodige functionaliteit. Wees zeer nauwkeurig bij het ingeven van deze facturatiegegevens, in het bijzonder bij het registreren van het BTW-nummer van de klant.
- Facturatiegegevens via koppeling romp ↔ standaardklant
Indien u niet voor elke reismelding klant- of facturatiegegevens wil of kan opgeven, voorziet De Vlaamse Waterweg de mogelijkheid om standaard facturatiegegevens te koppelen aan elke hoofdromp (naamgevend schip / duwende kracht in een konvooi). Toekomstige reismeldingen zonder bijgevoegde klantgegevens vanuit deze (hoofd)romp, kunnen via dit terugvalsysteem toch volledig automatisch verwerkt worden. Neem contact op met scheepvaartrechten@vlaamsewaterweg.be als u op deze manier uw administratie wil vereenvoudigen.
Deze regeling biedt nog steeds de nodige flexibiliteit: Ook bij reizen van een romp die van deze regeling gebruik maakt, kan u aan elke individuele reismelding desgewenst nog steeds afwijkende facturatiegegevens toevoegen, zoals hierboven beschreven. Zo kan De Vlaamse Waterweg steeds rechtstreeks factureren aan de juiste partij.
4) Aangepaste procedure vanaf mei 2025
Vanaf mei 2025 treedt een aangepaste procedure in werking voor de facturatie van vaarrechten bij De Vlaamse Waterweg.
- Per vaarvergunning worden de verschuldigde vaarrechten aan slechts één debiteur aangerekend, en dit voor de volledige reis, ook bij konvooien. Indien deze vaarrechten door verschillende klanten/partijen moeten betaald worden, dient de primaire klant (degene waaraan De Vlaamse Waterweg factureert) zelf de nodige doorfacturatie te organiseren.
- Indien de klant van een reis niet eerder bekend is bij De Vlaamse Waterweg (op basis van BTW-nummer), moet de schipper (of verlader) deze gegevens éénmalig handmatig verifiëren en aanvullen. In zulke gevallen bevat de vaarvergunning een link naar een online formulier om deze gegevens eenvoudig aan te leveren.
Vereiste gegevens voor de facturatie zijn: Naam, BTW-nummer, land, postadres, contact (e-mail en telefoon) en rechtsvorm van de onderneming.
Ondernemingen worden op basis van BTW-nummer gevalideerd via de Europese VIES databank (meer info hier). Facturatiegegevens die de VIES-verificatie niet doorstaan worden niet aanvaard; de ontvanger van de vaarvergunning krijgt in zulk geval een melding.
- Ook wanneer u geen facturatiegegevens aan de reismelding heeft toegevoegd (en aan de hoofdromp geen standaard facturatiegegevens gekoppeld zijn bij De Vlaamse Waterweg), kunnen deze alsnog via ditzelfde formulier worden aangeleverd. In dit scenario ontvangt u eveneens een link bij uw vaarvergunning.
- Wanneer de schipper of verlader binnen een redelijke termijn (enkele dagen na het beëindigen van de reis) geen geldige facturatiegegevens heeft aangeleverd, zal De Vlaamse Waterweg automatisch factureren aan de eigenaar en exploitant van het schip, zoals bepaald in het Scheepvaartdecreet.
5) Facturatie: timing
Om de administratieve druk te verlichten, bundelt De Vlaamse Waterweg alle kosten van de voorbije maand in één aanrekening. Je ontvangt dus geen aparte factuur voor elke vaarvergunning. De maandelijkse verrekening wordt opgemaakt omstreeks de 12de dag van elke maand.
Het is niet mogelijk om de vaarvergunningen individueel te betalen. Enkel de betaling van de maandfactuur met de bundeling van de reizen is geldig.
Lees meer...